Informativa Partecipanti ai Progetti Foto e Newsletter

Associazione Italiana Malattia di Alzheimer Reggio Emilia – ODV

Sede Legale: via Via M. K. Gandhi 16
42123 Reggio Emilia (RE)
C.F. 91073650359
Tel: 0522 335033
indirizzo mail: aima@aimareggioemilia.it

A TUTTI I SOGGETTI PARTECIPANTI AI PROGETTI E AI LORO FAMILIARI
FOTO/VIDEO E NEWSLETTER

Oggetto: INFORMATIVA ai sensi dell’art 13 del Regolamento (UE) 679/2016

Egregio Sig./Gent.ma Sig.ra:
in relazione al Regolamento UE 679/2016 (a seguito anche “Regolamento”) si riporta di seguito l’informativa privacy di cui all’oggetto.

1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Il Titolare del trattamento dei dati è Associazione Italiana Malattia di Alzheimer Reggio Emilia –ODV, in qualità di Titolare del trattamento dei Suoi dati personali, ai sensi e per gli effetti delRegolamento UE 679/2016, relativo alla “protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamentodei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati”, con la presente La informa che iltrattamento dei Suoi dati sarà improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza e di tutela dellasua riservatezza e dei suoi diritti.


2. RAPPRESENTANTE DEL TITOLARE DEL TRATTAMENTO (art. 27 del Regolamento)

Non è prevista la figura del Rappresentante del Titolare del trattamento all’interno di questaorganizzazione in quanto non necessaria ai sensi del GDPR stesso.

3. RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI

Non è prevista la figura del Responsabile della protezione dei dati all’interno di questaorganizzazione (anche denominato Data Protection Officer – DPO) in quanto non necessaria ai sensidel Regolamento stesso.

4. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO

La informiamo che le finalità del trattamento dei Suoi dati personali sono:

  1. permettere la partecipazione degli interessati alle attività e ai progetti associativi (es: laboratori,gruppi di supporto, eventi);
  2. ricevere supporto, assistenza o terapia sanitaria o sociale anche mediante servizi personalizzati(es: consulenze con psicologi o medici, laboratori terapeutici, supporto sociale);
  3. adempiere a specifici obblighi di legge (es: in materia di igiene e sicurezza del lavoro, fiscale econtabile ecc.);
  4. accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o ogniqualvolta le autoritàgiurisdizionali esercitino le loro funzioni giurisdizionali.

Previo Suo specifico consenso espresso mediante la sottoscrizione di apposita informativa breve al momento di raccolta dei dati, di seguito sono indicate alcune finalità non indispensabili al proseguimento del rapporto:

  1. invio di informazioni mediante newsletter relative ad attività, riunioni, eventi, iniziative eprogetti organizzati o promossi dall’associazione;
  2. realizzazione di fotografie e/o registrazioni audio video che La ritraggono e la loropubblicazione per finalità documentative e comunicative dell’Organizzazione, attraverso ipropri canali ufficiali quali Facebook, Instagram, Linkedin, You Tube, Whatsapp, GoogleWorkspace, sito internet istituzionale e stampa di brochure o similari.

Il tutto fermo restando il divieto assoluto di utilizzo delle immagini e/o delle registrazioni audio video in contesti che pregiudichino la sua dignità personale ed il decoro e, comunque, per finalità diverse da quelle sopra indicate.

5. BASE GIURIDICA E LICEITÀ DEL TRATTAMENTO

La informiamo che le basi giuridiche a sostegno del trattamento dei Suoi dati personali sono:

  1. per le finalità di cui al Punto 4. lettere da a) a d) della presente informativa, il trattamento ènecessario per adempiere a obblighi legali e contrattuali al quale è soggetta la scrivente (art 6,paragrafo 1, lettera b) e c) del Regolamento), sia per il perseguimento del legittimo interesse del Titolare del trattamento (art 6, paragrafo 1, lettera f) del Regolamento). Il trattamento potrà coinvolgere particolari categorie di dati (in particolare relativi alla salute Art. 9 delRegolamento) da Lei comunicati. Tale trattamento dati è effettuato ai sensi dell’Art. 9 paragrafo2, lett. h) del Regolamento, in quanto necessario per finalità di assistenza sanitaria o socialeovvero per la gestione di sistemi e servizi sanitari o sociali, in considerazione delle attivitàsvolte dall’Associazione;
  2. per le finalità di cui al Punto 4. lettere e) e f) della presente informativa la base giuridica sucui si fonda il trattamento dei Suoi dati personali è il Suo libero consenso specifico (art. 6,paragrafo 1, lettera a) del Regolamento).

6. DATI PERSONALI TRATTAT

II Suoi dati trattati potranno riguardare:

  1. a)dati strettamente necessari all’erogazione dei servizi da lei richiesti: dati anagrafici, di contatto e di pagamento, informazioni relative al nome, numero di telefono, indirizzo mail, e qualsiasi altro dato o informazione utile ad identificarla;
  2. il Titolare rende noto che, per l’espletamento delle sue attività, in occasione dei progetti associativi, l’Associazione potrà venire a conoscenza di dati personali rientranti nelle categorie particolari, ai sensi dell’Art. 9 del Regolamento UE 2016/679.; tali dati possono includere informazioni sulle condizioni di salute, diagnosi, terapie o esigenze di assistenza sanitaria o sociale necessarie per l’erogazione della attività e dei servizi offerti dall’Associazione. Il trattamento di tali dati è effettuato esclusivamente per finalità strettamente connesse all’assistenza sanitaria o sociale, nel rispetto della normativa vigente e delle garanzie previste per la protezione dei diritti degli interessati.
  3. previo Suo espresso consenso mediante sottoscrizione dell’informativa consegnata in fase di raccolta dati, fotografie che La ritraggono e/o Sue registrazioni audio video.

7. MODALITÀ DEL TRATTAMENTO

Ogni trattamento avviene mediante l’adozione di misure di sicurezza, tecniche ed organizzative,adeguate al trattamento stesso così come riportato all’art. 32 del Regolamento. Tutti i dati sonotrattati sia con l’ausilio di sistemi informatici che su tramite supporti cartacei, garantendo la tuteladella riservatezza e delle informazioni.

8. DESTINATARI DEI DATI PERSONALI TRATTATI

  1. i Suoi dati personali cui al Punto 6, lettera a) della presente informativa potranno essere eventualmente comunicati dalla scrivente a soggetti autorizzati al trattamento dati unicamente per ragioni connesse alle finalità sopraindicate, alle autorità giudiziarie sulla base di precisi doveri di legge. Tali enti ed organismi destinatari possono essere essi stessi Titolari del trattamento dei dati personali loro trasmessi. Per garantire che il trattamento avvenga secondo principi di integrità, sicurezza e non eccedenza, i suoi dati potranno essere portati a conoscenza di soggetti, anche terzi, che erogano consulenza in materia fiscale, contabile ed amministrativa ed assistenza tecnica informatica su software e sistemi utilizzati dal Titolare del trattamento per la propria operatività. Tali soggetti sono nominati autorizzati al trattamento dati ai sensi dell’art. 29 del GDPR o responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR;
  2. i Suoi dati personali cui al Punto 6, lettera b) solo ove strettamente necessario, possono essere comunicati a professionisti sanitari coinvolti nell’assistenza, a strutture sanitarie pubbliche o private al fine di garantire la continuità assistenziale, ai servizi sociali ove richiesto, organismi di vigilanza e controllo in caso di verifiche ispettive o adempimenti di legge, o soggetti terzi convenzionati che erogano servizi sanitari o sociali per conto dell’Organizzazione, purché operino in qualità di responsabili del trattamento ai sensi dell’Art. 28 del Regolamento e con adeguate garanzie di riservatezza.
  3. i Suoi dati personali cui al Punto 6, lettera c) della presente informativa, potranno essere comunicati a soggetti terzi fornitori dell’Organizzazione competenti in materia di comunicazione, formalmente autorizzati dalla scrivente, per la sola finalità indicata e sempre nel rispetto di tutti gli adempimenti previsti dal Regolamento.

9. NATURA DEL CONFERIMENTO DEI DATI

Con riferimento alla natura del conferimento dei suoi dati personali:

  1. in relazione alle finalità di cui al Punto 4, lettere a) e c) della presente informativa è “obbligatoria” affinché il Titolare del trattamento possa adempiere agli obblighi derivanti e nascenti dal rapporto contrattuale e/o precontrattuale con lei, nonché a quelli imposti dalla legge o dai regolamenti vigenti.
  2. in relazione alla finalità di cui al Punto 4 lettera b) della presente informativa, il conferimento dei dati particolari relativi allo stato di salute è facoltativo ma necessario per consentire all’Associazione di perseguire le finalità di assistenza sanitaria e sociale indicate, come l’organizzazione e la gestione delle attività, l’erogazione di servizi personalizzati di assistenza sanitaria e sociale. Il mancato conferimento dei suoi dati personali potrà comportare di fatto l’impossibilità da parte della scrivente di garantire la partecipazione alle attività e ai progetti proposti o di fornire un supporto adeguato;
  3. in relazione alla finalità di cui al Punto 4. Lettera d) della presente informativa, il conferimento è possibile solo previo suo libero consenso specifico espresso mediante sottoscrizione dell’informativa breve. In caso di mancata risposta o di rifiuto del consenso a tale trattamento dati, non sarà possibile inviare newsletter per la finalità descritta nella presente informativa. L’eventuale Suo rifiuto ad autorizzare il trattamento non comporta alcuna problematica alla corretta gestione del rapporto in essere;
  4. in relazione alla finalità di cui al Punto 4. Lettera e) della presente informativa, il conferimento è possibile solo previo suo libero consenso specifico espresso mediante sottoscrizione dell’informativa breve. In caso di mancata risposta o di rifiuto del consenso a tale trattamento dati, non sarà possibile realizzare né utilizzare le immagini e/o i video che La ritraggono per la finalità descritta nella presente informativa. L’eventuale Suo rifiuto ad autorizzare il trattamento non comporta alcuna problematica alla corretta gestione del rapporto in essere.

10. TRASFERIMENTO ALL’ESTERO

Il Titolare del trattamento, potrà trasferire i Suoi dati personali verso Paesi esteri, inclusi Paesi non appartenenti all’Unione Europea, in quanto, per adempiere alla finalità di cui al Punto 4 lettera e), utilizza servizi quali, a titolo esemplificativo non esaustivo, Facebook, Instagram, Linkedin, You Tube, WhatsApp, Google Workspace aventi sedi ubicate fuori dall’Unione Europea. Inoltre, qualora il Titolare del Trattamento utilizzi piattaforme e servizi forniti da Aziende con sede al di fuori dell’Unione Europea, come ad esempio Microsoft (Outlook), per finalità connesse alla gestione del rapporto associativo, i dati personali potranno essere trasferiti in tali Paesi. Tali trasferimenti avverranno, nel rispetto degli articoli 45 e 46 del Regolamento UE 679/2016, nonché di garanzie appropriate e opportune ai fini del trasferimento stesso, in conformità a quanto previsto dalla Decisione di Adeguatezza emanata dalla Commissione Europea con il provvedimento del 10 luglio 2023 (Data Privacy Framework).

11. PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI PERSONALI

  1. i Suoi dati personali per le finalità di cui al Punto 4 lettere da a) a c) della presente informativa, verranno conservati per l’intera durata del progetto; i dati necessari per ottemperare ad obblighi di legge amministrativi, fiscali e contabili saranno conservati per ulteriori 10 anni dall’interruzione del progetto. I dati sanitari di cui l’Organizzazione potrà venire a conoscenza verranno conservati per il tempo necessario alla realizzazione del progetto e all’erogazione dell’assistenza;
  2. i Suoi dati personali per le finalità di cui al Punto 4 lettere d) ed e) al fine di perseguire gli obiettivi previsti dalla scrivente Organizzazione, saranno conservati per un periodo massimo di 24 mesi dal momento della loro acquisizione, salvo eventuale revoca del consenso da parte dell’interessato, che comporterà la cancellazione anticipata;
  3. i Suoi dati personali per le finalità di cui al Punto 4 lettere da a) a e), al fine di gestire eventuali contestazioni o contenziosi, e comunque per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un proprio diritto in sede giudiziaria, potranno essere conservati per un ulteriore periodo, pari a quello di prescrizione del diritto medesimo.

12. DIRITTI DELL’INTERESSATO (artt. da 15 a 22 del Regolamento 679/2016)

Lei ha diritto di richiedere al Titolare del trattamento l’accesso, la cancellazione, la comunicazione,l’aggiornamento, la rettificazione, l’opposizione al trattamento, l’integrazione, la limitazione, laportabilità, la conoscenza della violazione dei suoi dati personali, nonché in generale, può esercitaretutti i diritti previsti dall’art. 15 e seguenti del Regolamento UE 679/2016. In relazione altrasferimento dei Suoi dati personali all’estero, Lei ha la possibilità di esercitare i propri diritti secondo quanto previsto dal meccanismo di ricorso istituito con Provvedimento della CommissioneEuropea, Data Privacy Framework del 10 luglio 2023.

13. DIRITTO DI REVOCA (art. 13, comma 2, lettera c) del Regolamento)

Lei ha il diritto di revocare in qualsiasi momento il consenso fornito per le finalità di cui al Punto 4.,lettera d) ed e) della presente informativa, contattando il titolare del trattamento, senza pregiudicarela liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca in oggetto. In caso di revocadel consenso, i Suoi dati personali non saranno più trattati per le finalità indicate, e se già pubblicati,saranno rimossi entro i tempi necessari. L’eventuale Sua revoca del consenso a tale trattamento noncomporta alcuna problematica alla corretta gestione del rapporto in essere.

14. AUTORITÀ DI CONTROLLO

Lei ha il diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo competente “Garante Privacy Italiano” nel caso in cui ritenga che i suoi diritti nell’ambito di protezione dei dati personali siano a rischio.

15.PROCESSO DECISIONALE AUTOMATIZZATO (art. 22 del Regolamento (UE) 679/2016)

I suoi dati non saranno inseriti all’interno di alcun processo decisionale automatizzato.

Nel caso in cui il progetto preveda la realizzazione di fotografie, video o l’invio di newsletter
ai partecipanti, l’Associazione, al momento della raccolta dei dati, sottoporrà al
partecipante un’apposita informativa breve con richiesta di specifico libero consenso al
trattamento di tali dati in conformità a quanto previsto dall’Art. 6 paragrafo 1,
lettera a) del Regolamento UE 679/2016 (GDPR).

Scarica l’informativa privacy SITO Progetti con foto e newsletter in formato PDF